یادداشت | تمدید پیاپی مهلت ارسال مقاله؛ روال معمول یا بحران پنهان در کنفرانس‌های علمی؟

اگر از مخاطبان یا شرکت‌کنندگان همیشگی کنفرانس‌های علمی در ایران باشید، احتمالاً با این جمله روبه‌رو شده‌اید:

«مهلت ارسال مقاله تا تاریخ …. تمدید شد.»

تمدیدهای مکرر مهلت ارسال مقاله به پدیده‌ای رایج در بسیاری از همایش‌ها تبدیل شده است؛ موضوعی که اگرچه ممکن است در نگاه اول خوشایند باشد، اما در بلندمدت می‌تواند آثار مثبت و منفی متعددی بر روند علمی کشور و اعتماد پژوهشگران داشته باشد.

🔄 دلایل اصلی تمدید مهلت ارسال مقاله

تمدید مهلت‌ها همیشه بی‌دلیل یا ناشی از ضعف نیست. برخی از دلایل متداول این اقدام عبارت‌اند از:

تعداد پایین مقالات دریافتی:

اگر تا پایان مهلت اولیه، تعداد مقالات ارسالی کمتر از حد انتظار باشد، دبیرخانه ناچار است برای جذب بیشتر شرکت‌کننده، مهلت را تمدید کند.

درخواست پژوهشگران:

برخی پژوهشگران در روزهای پایانی مهلت، درخواست تمدید می‌کنند تا بتوانند مقاله خود را تکمیل و ارسال کنند. دبیرخانه‌ها برای جلب رضایت مخاطبان ممکن است با این درخواست همراهی کنند.

افزایش کیفیت مقالات:

فرصت بیشتر برای ارسال مقاله ممکن است به بهبود کیفیت آثار دریافتی منجر شود، به‌ویژه اگر در ابتدا مقالات ناقص یا ضعیف ارسال شده باشد.

مشکلات فنی یا سیستمی:

گاهی سامانه ارسال مقاله دچار اختلال می‌شود یا برخی کاربران با مشکلات فنی مواجه می‌شوند که تمدید را ضروری می‌سازد.

اهداف مالی یا تبلیغاتی:

در برخی موارد، جذب بیشتر مقالات به معنای افزایش درآمد همایش یا تعداد گواهی‌های صادره است، که این انگیزه می‌تواند پشت پرده تمدیدهای پیاپی باشد.

✅ مزایای تمدید مهلت ارسال مقاله

فرصت بیشتر برای تکمیل مقالات: به پژوهشگرانی که در زمان مقرر نتوانسته‌اند مقاله خود را نهایی کنند، فرصت دوباره داده می‌شود.

افزایش مشارکت: ممکن است موجب افزایش تعداد مقالات دریافتی و مشارکت‌کنندگان شود.

ارتقاء کیفیت علمی: اگر در مهلت نخست مقالات مناسبی ارسال نشده باشند، تمدید می‌تواند به دریافت آثار قوی‌تر کمک کند.

❌ معایب و آسیب‌های تمدیدهای مکرر

کاهش اعتماد و اعتبار همایش: پژوهشگرانی که مقاله خود را طبق زمان‌بندی ارسال کرده‌اند، ممکن است احساس بی‌عدالتی کنند.

اختلال در برنامه‌ریزی شرکت‌کنندگان: تمدیدها می‌توانند تاریخ اعلام نتایج، برنامه‌ریزی سفر، رزرو محل اقامت و دیگر مراحل را تحت‌تأثیر قرار دهند.

فشار مضاعف بر تیم داوری: تاخیر در دریافت مقالات منجر به فشردگی زمان داوری و کاهش دقت علمی می‌شود.

تبدیل به یک عادت غلط: تکرار این روند ممکن است پژوهشگران را به تأخیر در نگارش و ارسال مقاله عادت دهد.

📌 راهکارهای پیشنهادی برای مدیریت بهتر تمدیدها

اعلام احتمال تمدید از ابتدا: شفاف‌سازی درباره اینکه ممکن است مهلت تمدید شود، موجب مدیریت بهتر انتظارها می‌شود.

فقط یک‌بار تمدید شود: تمدید چندباره، آسیب‌زاست. اگر قرار است تمدید شود، باید تنها یک‌بار و با اعلام تاریخ قطعی انجام شود.

تمدید مشروط انجام شود: مثلاً تمدید فقط برای ارسال مقاله، نه برای ثبت‌نام یا داوری.

برنامه‌ریزی منظم و واقع‌بینانه: تعیین زمان‌بندی واقع‌گرایانه از ابتدا می‌تواند نیاز به تمدید را کاهش دهد.

نتیجه‌گیری

تمدید مهلت ارسال مقاله در کنفرانس‌ها، شمشیری دو لبه است. اگرچه می‌تواند فرصت‌ساز باشد، اما استفاده نادرست و مکرر از آن به اعتبار علمی همایش لطمه می‌زند. دبیرخانه‌های همایش باید میان «انعطاف» و «انضباط» تعادل برقرار کنند، و پژوهشگران نیز با برنامه‌ریزی درست، ارسال مقاله را به دقایق آخر موکول نکنند.

در نهایت، شفافیت، برنامه‌ریزی و احترام به زمان پژوهشگران باید در اولویت برگزارکنندگان باشد.

انتهای پیام/

* صبا منتی