اطلاع رسانی همایش و کنفرانس های علمی، معتبرترین همایش و کنفرانسهای دانشگاهها پایگاه خبری اطلاع رسانی همایش و کنگره و کنفرانس های کشور
لزوم استفاده از سامانه‌های مدیریت و برگزاری همایش
احسان خسروی فر
در دنیای امروز که سرعت، دقت و شفافیت از ارکان اصلی هر فعالیت علمی به شمار می‌آیند، برگزاری یک کنفرانس علمی بدون بهره‌گیری از سامانه‌های هوشمند و یکپارچه، هم دشوار است و هم پرریسک. استفاده از سامانه‌های مدیریت همایش نه‌تنها باعث نظم‌بخشی به فرآیندهای اجرایی می‌شود، بلکه اعتماد پژوهشگران، داوران و نهادهای ناظر را نیز به‌همراه دارد.
🔎 چرا سامانه برگزاری همایش ضروری است؟
برگزاری یک رویداد علمی شامل مراحل متعددی مانند دریافت مقاله، داوری، مکاتبات، ثبت‌نام، پرداخت، اطلاع‌رسانی، صدور گواهی و انتشار نتایج است. انجام دستی این مراحل، به‌ویژه برای همایش‌هایی با مقیاس متوسط تا بزرگ، نه‌تنها پرخطاست بلکه باعث اتلاف زمان، نارضایتی کاربران و حتی کاهش اعتبار علمی همایش خواهد شد.
سامانه‌های مدیریت همایش به برگزارکنندگان کمک می‌کنند تا:
فرآیند دریافت و داوری مقاله را مکانیزه کنند.
اطلاعات شرکت‌کنندگان را سازمان‌دهی و ذخیره کنند.
از درگاه‌های بانکی برای ثبت‌نام استفاده کنند.
گواهی‌ها را خودکار و قابل پیگیری صادر نمایند.
خروجی‌های آماری برای گزارش‌گیری تولید کنند.
در حقیقت، این سامانه‌ها پل ارتباطی بین دبیرخانه همایش و جامعه علمی هستند و نقش کلیدی در حرفه‌ای برگزار شدن رویداد دارند.
معرفی چهار سامانه پرکاربرد مدیریت همایش در ایران
۱. ثمین همایش
یکی از سامانه‌های باسابقه که در همایش‌های دانشگاهی و انجمن‌های علمی به‌وفور استفاده می‌شود. این پلتفرم با تمرکز بر سادگی و عملکرد پایدار طراحی شده و برای طیف وسیعی از رویدادها مناسب است.
🗣 نظر کاربران: «سادگی کار با سامانه و پایداری در مراحل داوری و اطلاع‌رسانی، نقطه قوت اصلی ثمین‌همایش است.»
۲. سامان
سامانه‌ای اقتصادی و مناسب برای همایش‌های داخلی یا سازمانی که ساختار پیچیده‌ای ندارند. تمرکز آن بیشتر بر مدیریت ابتدایی مقاله و اطلاعات کاربران است.
🗣 نظر کاربران: « سامان انتخابی کاربردی و مقرون‌به‌صرفه است.»
۳. آرمان
پلتفرمی قدرتمند با امکانات کامل برای مدیریت حرفه‌ای همایش‌ها، به‌ویژه رویدادهای ملی و بین‌المللی. این سامانه از فناوری‌های روز در ساختار خود استفاده می‌کند.
🗣 نظر کاربران: «اگر دنبال یک سیستم کامل، دقیق و قابل اتکا برای همایش‌ها می باشد، آرمان گزینه‌ی مناسبی است.»
۴. باهمایش
سامانه‌ای مدرن، کاربرپسند و با طراحی جذاب که تعادلی بین امکانات حرفه‌ای و کاربری آسان ایجاد کرده است. مناسب برای طیف متنوعی از برگزارکنندگان علمی.
🗣 نظر کاربران: «از ثبت‌نام تا صدور گواهی، همه‌چیز شفاف و روان پیش می‌رود؛ پشتیبانی هم قابل قبول است.»
✅ نتیجه‌گیری
امروزه دیگر «شیوه‌ی برگزاری»، بخشی از اعتبار علمی هر کنفرانس به شمار می‌آید. استفاده از سامانه‌های مدیریت همایش نه یک انتخاب، بلکه ضرورتی انکارناپذیر است؛ چرا که خطا در فرآیندها، نارضایتی کاربران یا از دست رفتن اطلاعات می‌تواند آسیب جدی به چهره علمی برگزارکنندگان وارد کند.
با در نظر گرفتن نیازها، بودجه و مقیاس همایش، هر یک از سامانه‌های معرفی‌شده می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. اما آنچه اهمیت دارد، اصل استفاده از فناوری برای ارتقای شفافیت، نظم و رضایت در برگزاری رویدادهای علمی است.
انتهای پیام/
* مدیرمسئول